מכרז ניקיון: איך בונים מפרט שירותי ניקיון מקצועי

1. תיאור האתר — לא רק מספר המטרים

השלב הראשון הוא מיפוי אמיתי של המבנה. יש לציין כמה קומות וחדרים קיימים, סוגי הריצוף, מספר חדרי השירותים והמטבחונים, מעליות, לובי, חניון, חלונות, מחסנים ואזורים חיצוניים. חשוב להוסיף שעות קבלת קהל, מגבלות אבטחה, נקודות מים וניקוז והאם העבודה מתבצעת במבנה פעיל.

במפרטי ניקיון ממשלתיים מקובל להפריד בין סוגי החללים ובין ניקיון שוטף לשירות תקופתי. ניתן לראות דוגמה במאגר הרכש הממשלתי, במפרט רשמי למתן שירותי ניקיון.

באתרים מורכבים חשוב לצרף נספח ייעודי לכל סביבת עבודה. לדוגמה, מרכז לוגיסטי ומחסן דורשים התייחסות למסלולי תנועה ולציוד מכני, ואילו מטבח מוסדי וחדר אוכל דורשים הפרדת כלים, אזורים וחלונות עבודה.

2. טבלת משימות ותדירות

לכל משימה יש להגדיר אזור, תדירות, חלון ביצוע ותוצאת מסירה. לדוגמה:

• בכל משמרת: פינוי פחים, טיפול במפגעים, שירותים ואזורים עתירי מגע לפי הצורך שהוגדר.
• יומי: רצפות, עמדות משותפות, מטבחונים, לובי ומעברים.
• שבועי או חודשי: דלתות, מחיצות, מסילות, אזורים מאחורי ריהוט נגיש ונקודות שנקבעו בסקר.
• תקופתי: חלונות, שטיחים, פוליש, ניקיון בגובה, חניונים או פעולות עומק אחרות שמחייבות ציוד ותיאום.

ניסוח כזה מאפשר למציע להבין את היקף השירות, ולמזמין לבדוק בהמשך האם השירות שסוכם אכן בוצע.

3. כוח אדם, שעות וגיבוי

במקום לקבוע מספר עובדים בלבד, רצוי לתאר את שעות הכיסוי והתוצאה הנדרשת בכל אזור. יש להגדיר שעות כניסה, משמרות, מגבלות רעש, נוכחות אחראי, מנגנון החלפה בהיעדרות וזמן תגובה לאירוע חריג. באתרים גדולים יש משמעות גם לפריסת הספק וליכולת הגיבוי שלו.

מכרזים ציבוריים עשויים להציב תנאי סף שונים לפי היקף ורגישות השירות. לדוגמה, במכרז שירותי הניקיון של הביטוח הלאומי פורסמו דרישות ניסיון והיקף המתאימות למכרז המסוים. אין להעתיק תנאי סף באופן אוטומטי; כל מזמין צריך להתאים אותם לצורך, לדין ולכללי ההליך שלו.

4. ציוד, חומרים ותחומי אחריות

המפרט צריך לציין מי מספק מכונות, שואבים, עגלות, חומרי ניקוי, שקיות ומוצרי סניטציה. יש להגדיר היכן מאחסנים אותם, מי מאשר חומר חדש, ומה אינו כלול — למשל פינוי פסולת מסוכנת, טיפול בציוד רגיש, ניקוי מערכות או עבודה בגובה.

באתרים עם אוכלוסייה רגישה, פעילות רפואית או הכנת מזון, חובה להתאים את התוכנית להנחיות האתר ולדרישות העדכניות החלות עליו. ספק ניקיון אינו מחליף יועץ בטיחות, תברואן או גורם מוסמך כאשר אלה נדרשים.

5. מסמכים ורישיונות — רק מידע עדכני

יש לבקש רק מסמכים שרלוונטיים להליך ולוודא את תוקפם במועד הבדיקה. אין להסתמך על צילום ישן או על הצהרה כללית. הרשימה המדויקת נקבעת לפי סוג ההתקשרות והדין, ויכולה לכלול מסמכי התאגדות, ביטוח, ניסיון, המלצות ואישורים שנדרשים באותו הליך.

6. קביעת מדדי איכות

מחיר הוא רכיב חשוב, אך הוא אינו מסביר לבדו כיצד ינוהל השירות. כדאי להגדיר מדדים כמו עמידה בתוכנית, טיפול בפנייה, השלמת תיקון, נוכחות צוות, זמינות אחראי ותיעוד משימות תקופתיות. מנגנון הבקרה צריך להיות פשוט מספיק כדי שמנהל האתר באמת ישתמש בו.

שירותים רלוונטיים לפי סוג המזמין

לרשות או לגוף ציבורי ניתן לבחון חברת ניקיון למוסדות ממשלתיים וחברת ניקיון למוסדות ציבור. למתחם משרדי מומלץ להתחיל בעמוד חברת ניקיון למשרדים, ולמפעל או מרכז תפעולי בעמוד חברת ניקיון למפעלים.

מדריך מקצועי מטעם ס.צ פרו קלין בע״מ | הוקמה בשנת 2015 | הנהלה בעלת יותר מ־20 שנות ניסיון בענף